Privacy­verklaring

Verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke is Pieter Scholtens, handelend onder de naam Scholtens UIUX (KvK 95600930), bereikbaar op privacy@scholtensuiux.com.

Wrenchly is een app in ontwikkeling en wordt op dit moment door een beperkte groep testers gebruikt.

Welke gegevens worden verwerkt

Gegevens die je zelf invoert

Naam en e-mailadres bij het aanmaken van een account. Van het voertuig: kenteken, merk, model, bouwjaar, kilometerstand, de APK-vervaldatum en eventueel een foto. Bij handmatig ingevoerd onderhoud ook de datum, de garage, de werkzaamheden en de bedragen.

Geüploade facturen

Een geüploade factuur wordt bewaard zoals hij is aangeleverd, als foto of als pdf. Op een garagefactuur staan doorgaans ook naam en adres van de klant, het kenteken, de kilometerstand en soms een debiteurnummer.

Gegevens uit de RDW-registers

Bij het invoeren van een kenteken worden merk, model, bouwjaar en de APK-vervaldatum opgehaald uit de open gegevens van de RDW. Daarvoor wordt het kenteken naar de RDW gestuurd; naam en e-mailadres worden niet meegestuurd.

Gegevens die uit een factuur worden gelezen

Een geüploade factuur wordt door een geautomatiseerde dienst uitgelezen om de onderhoudsbeurt in te vullen: datum, garage, kilometerstand, werkzaamheden en bedragen. Het resultaat wordt vóór opslag ter controle getoond en kan worden gecorrigeerd. Op basis van deze verwerking worden geen besluiten over de gebruiker genomen.

Inloggen met Apple

Bij gebruik van Inloggen met Apple wordt een e-mailadres ontvangen, en eenmalig bij de eerste autorisatie een naam. Bij gebruik van de optie Verberg mijn e-mailadres is dat een doorstuuradres van Apple in plaats van het eigen adres.

Gegevens die niet worden verwerkt

Er worden geen locatiegegevens, advertentie-identificatoren, gebruiksstatistieken of crashgegevens verzameld. De app bevat geen analyse-, advertentie- of trackingdiensten.

Foto's worden vóór het uploaden opnieuw gecodeerd. De metadata van het origineel, waaronder de GPS-coördinaten die een telefoon aan een foto toevoegt, blijft daarbij achterwege en bereikt de opslag niet.

Doel en grondslag

De genoemde gegevens worden gebruikt om de app te laten functioneren: het bijhouden van onderhoud, het uitlezen van facturen, het tonen van aankomend onderhoud en het aanmaken van en inloggen op een account.

De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst tussen de gebruiker en de verwerkingsverantwoordelijke, artikel 6 lid 1 sub b AVG.

Gegevens worden niet gebruikt voor reclame, niet verkocht en niet gedeeld met derden voor hun eigen doeleinden.

Verwerkers

Vier partijen verwerken gegevens in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke, uitsluitend voor de hieronder genoemde doelen. Met Supabase, Anthropic en Resend geldt een verwerkersovereenkomst die onderdeel is van hun voorwaarden.

Supabase

Opslag van het account, de voertuiggegevens, de onderhoudshistorie en de factuurbestanden. De servers staan in Ierland, binnen de Europese Unie.

Anthropic

Het uitlezen van facturen. Hiervoor wordt het volledige factuurbestand naar de API van deze dienst gestuurd, niet een uittreksel daarvan. Dit gebeurt op het moment dat een factuur wordt geüpload.

Resend

Het versturen van e-mail vanuit de app: de inlogcode en, na het verwijderen van een account, één bevestiging daarvan. Deze dienst ontvangt daarvoor het e-mailadres en de inhoud van het bericht. De mail wordt verstuurd vanaf servers in Ierland; het bedrijf achter de dienst is gevestigd in de Verenigde Staten.

Apple

Uitsluitend bij gebruik van Inloggen met Apple. Apple is voor die stap zelf verwerkingsverantwoordelijke; daarop is het privacybeleid van Apple van toepassing.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

De dienst die facturen uitleest draait op servers in de Verenigde Staten. Een Europese variant van die dienst is niet beschikbaar. De inhoud van een geüploade factuur verlaat daarmee de Europese Economische Ruimte.

Voor die doorgifte gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, die onderdeel zijn van de overeenkomst met die dienst.

Resend, dat de e-mail verstuurt, is gevestigd in de Verenigde Staten. De verzending gebeurt vanuit Ierland; voor zover gegevens daarbij toch de Europese Economische Ruimte verlaten, gelden ook daar de standaardcontractbepalingen.

Wie geen doorgifte wenst, kan onderhoud handmatig invoeren in plaats van een factuur te uploaden. In dat geval vindt geen doorgifte van factuurgegevens plaats.

Bewaartermijn

Gegevens worden bewaard zolang het account bestaat. Bij het verwijderen van een account worden zowel de gegevens als de geüploade factuurbestanden verwijderd. Daarvoor is een functie in de app opgenomen, onder Instellingen.

Er geldt geen vaste vervaltermijn voor ongebruikte accounts. Wordt daar later anders over besloten, dan wordt dat vooraf aangekondigd en wordt deze verklaring aangepast.

Rechten van betrokkenen

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten. Verzoeken kunnen worden gericht aan privacy@scholtensuiux.com; daarop wordt binnen een maand gereageerd.

• Inzage. De opgeslagen gegevens zijn in de app zelf in te zien. Een volledig overzicht kan worden opgevraagd.
• Rectificatie. Onjuiste gegevens, bijvoorbeeld een verkeerd uitgelezen bedrag of kilometerstand, zijn in de app aan te passen.
• Verwijdering. Via Instellingen, Account verwijderen. Daarmee worden het account, de voertuigen, de onderhoudshistorie en de factuurbestanden verwijderd. Er wordt geen kopie bewaard. Ter bevestiging wordt één e-mail gestuurd; het e-mailadres wordt daarna niet bewaard.
• Overdraagbaarheid. Gegevens kunnen in een gangbaar bestandsformaat worden verstrekt. Hiervoor is nog geen functie in de app opgenomen; een verzoek per e-mail wordt handmatig afgehandeld.
• Bezwaar en beperking. Tegen de verwerking kan bezwaar worden gemaakt, of om beperking daarvan worden verzocht.

Beveiliging

Gegevens zijn op databaseniveau per gebruiker afgeschermd; een gebruiker heeft geen toegang tot gegevens van een andere gebruiker. Factuurbestanden staan in afgeschermde opslag en zijn uitsluitend bereikbaar via een tijdelijke, ondertekende verwijzing. Deze maatregelen zijn getest.

Volledige beveiliging kan niet worden gegarandeerd. Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens die een risico oplevert voor betrokkenen, wordt daarvan melding gedaan aan de betrokkenen en aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Kinderen

Wrenchly is bedoeld voor houders van een voertuig en niet gericht op kinderen. Er worden niet bewust gegevens van kinderen onder de zestien jaar verwerkt.

Wijzigingen

Bij een wezenlijke wijziging, bijvoorbeeld een nieuwe verwerker of een nieuw doel, wordt deze verklaring aangepast en wordt dat in de app gemeld. De datum bovenaan geeft aan wanneer de tekst voor het laatst is gewijzigd.

Klachten

Een klacht over de verwerking van persoonsgegevens kan worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens.